Fuera archivos de papel
La Cámara de Diputados aprobó con 362 votos a favor, 7 en contra y 3 abstenciones reformas a los códigos de Comercio y al Penal Federal, para que los comerciantes tengan la posibilidad de beneficiarse de la introducción en sus negocios de los avances tecnológicos en materia de digitalización y conservación de documentos en formato electrónico.
El dictamen enviado al Senado de la República para sus efectos constitucionales, destaca que ese mecanismo permitirá a los comerciantes eficientar sus procesos, ahorrar espacio, costos de impresión y fotocopiado, así como brindar mayor agilidad en los tiempos de respuesta a las solicitudes de información que les sean requeridas por las autoridades, administrativas y judiciales cuando corresponda.
Los comerciantes podrán conservar o digitalizar toda o parte de la documentación relacionada con sus negocios, en formato impreso, o en medios electrónicos, ópticos o de cualquier otra tecnología, siempre y cuando, en estos últimos medios, se observe lo establecido en la Norma Oficial Mexicana sobre la digitalización y conservación de mensajes de datos que para tal efecto emita la Secretaría de Economía.
Igualmente, se permite la introducción de los avances tecnológicos a las distintas sociedades mercantiles, y otorgar mayores facultades a los actuales prestadores de servicios de certificación para que incrementen su oferta de productos y servicios.
En la fundamentación del dictamen, la proponente de la reforma, diputada Ana Lilia Garza Cadena, señaló que estas reformas permitirán que los comerciantes puedan destruir todos los documentos que ya han digitalizado, siempre y cuando se haga conforme a las reglas que establece el propio Código, y la Norma Oficial Mexicana que la Secretaría de Economía estará expidiendo en el plazo de un año.
La digitalización hoy en día ya existe y la mayoría de las empresas conservan sus documentos digitalizados; sin embargo, dijo que el Código de Comercio vigente, en el artículo 38, obliga a todos los comerciantes a conservar hasta por diez años todos los documentos referentes al negocio, “lo que significa que tenemos toneladas y décadas de papel que están todavía en espera de cumplir este plazo”.
En ningún momento, expuso, se obliga a los comerciantes a ir hacia la digitalización, simplemente se les da la opción de ello. Este es un proyecto que se une a las diversas iniciativas verdes. “Imaginemos cuántas toneladas de madera, miles de litros de agua, cuánta energía eléctrica y cuántos desechos tóxicos se han generado para que los comerciantes puedan mantener impresos y almacenados, hasta por 10 años, todos sus documentos relativos al negocio”, añadió.
Con las reformas, puntualizó, se tendrán dos beneficios: evitar el enorme impacto negativo al medio ambiente que el consumo del papel genera, y abaratar los costos, porque la administración de toneladas de papel es un precio de los más altos que conlleva la creación de un negocio.